Un processus Achat bien appliqué permet d’optimiser les dépenses, d’assurer la qualité des produits et services, de réduire les risques de non conformité et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.
Il contribue donc fortement à la performance d’une entreprise.
Mais qu’est-ce que le processus Achat ?
Quelles sont les différentes phases de ce processus Achat ?
Quelles sont les questions à se poser et les actions à mettre en œuvre pour rendre un processus Achats performant ?
Dans cet article, nous allons décrire les 5 phases du processus Achat et vous présenter les meilleures pratiques pour les mettre en œuvre efficacement.
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment rédiger et mettre en place une procédure générale d’Achats ?
Qu’est-ce que le processus Achats ?
Le processus Achats est l’ensemble des actions effectuées par une entreprise pour disposer des produits et services nécessaires au développement de ses activités.
Il s’organise suivant les 5 grandes phases suivantes que nous allons détailler dans cet article :
- La connaissance des marchés,
- La gestion des besoins,
- La recherche des fournisseurs et les appels d’offres,
- La sélection des fournisseurs et la négociation des contrats,
- La gestion des fournisseurs et le déploiement des contrats.
1ère phase du processus Achats : la connaissance des marchés
La connaissance de vos marchés fournisseurs va vous permettre d’identifier les fournisseurs les plus adaptés aux besoins de votre entreprise.
Pour connaître vos marchés fournisseurs, vous devez collecter puis analyser les données du marché, segmenter les marchés et établir des profils de fournisseurs par segment.
Collecte et analyse des données
Vous devez recueillir des données qualitatives et quantitatives pour établir une première vue d’ensemble du marché.
Les données peuvent notamment être collectées à partir d’études de marché, de rapports d’analystes, publications sectorielles.
Posez vous les questions suivantes pour catégoriser les acteurs sur vos marchés :
- Qui sont les acteurs sur ce marché ? Secteur d’activité, taille, qualité, expérience, références clients, …
- Quelle est le positionnement et le niveau de maturité de ces acteurs ? Position de force, challengers innovants, nouveaux entrants, …
- Qui sont les concurrents ? Répartition des parts de marché.
- Existent-ils des produits de substitution ?
- Quelle est la dynamique du marché ? Tendance, évolution, ruptures technologiques, …
Segmentation du marché et établissement des profils de fournisseurs par segment
Voici quelques exemples de segmentation possibles des marchés fournisseurs :
- Segmentation géographique : local, national, international.
- Segmentation sectorielle : secteur(s) d’activité dans le(s)quel(s) les fournisseurs opèrent.
- Segmentation par taille d’entreprise : start-up, PME, ETI, grandes entreprises.
- Segmentation par niveau de dépendance : les fournisseurs sont répartis en fonction de leur importance pour votre entreprise (fournisseurs clés ou stratégiques, fournisseurs secondaires, catégories A, B ou C, etc…).
- Segmentation par type de produit : cette segmentation se base sur les produits ou services proposés par les fournisseurs (matières premières, produits finis, services professionnels, etc…)
Vous pouvez bien entendu combiner ces segmentations pour créer des segments de marché plus précis et pertinents pour votre entreprise.
Pour chaque segment et profil de fournisseurs retenu, vous pourrez alors définir les besoins et mettre en place les stratégies Achats adaptées.
2ème phase du processus Achats : la gestion du besoin
La gestion du besoin conditionne l’ensemble du processus.
Si les besoins ne sont pas clairement identifiés et définis, cela peut entraîner des surcoûts, des retards, une mauvaise qualité ou même une inutilité du produit ou service acheté.
La définition des besoins doit prendre en compte toutes les phases d’utilisation du produit ou du service, depuis son installation jusqu’à sa fin de vie, en passant par son utilisation et sa maintenance.
Quels sont les pratiques indispensables pour bien gérer le besoin ?
- Analyse des besoins : comprendre et identifier les besoins de l’entreprise et des clients internes (prescripteurs).
- Challenge des besoins : vérifier que les besoins identifiés sont bien pertinents et cohérents. N’hésitez pas à remettre en question les besoins initiaux pour vous assurer qu’ils sont réellement nécessaires.
- Cahier des charges fonctionnel plutôt que technique : le cahier des charges doit décrire les besoins de manière fonctionnelle plutôt que technique. Autrement dit, décrire les objectifs à atteindre ou les fonctions attendues plutôt que les moyens pour y parvenir.
- Collaboration entre les différentes parties prenantes de l’entreprise : une communication fluide et une collaboration efficace entre ces acteurs est indispensable.
3ème phase du processus Achats : la recherche de fournisseurs et les appels d’offres
Une fois les besoins parfaitement caractérisés, vous allez pouvoir rechercher et consulter les fournisseurs pour répondre à ces besoins.
Si les fournisseurs ne font pas partie de votre panel fournisseur, vous allez devoir passer par une étape de sourcing et d’homologation.
L’analyse et la segmentation du marché effectuées lors de la 1ère phase du processus Achats doivent vous aider à identifier les meilleurs fournisseurs.
Si nécessaire, vous pouvez également vous rendre dans des salons professionnels, faire appel à votre réseau professionnel, aux réseaux sociaux professionnels ou aux clubs achats pour obtenir des recommandations.
Une fois que vous avez identifié plusieurs fournisseurs potentiels, il peut être nécessaire de passer par une phase d’homologation en les contactant et en leur demandant de répondre à un RFI (Request for Information).
Le but est de minimiser les risques financiers, de vous assurer de la fiabilité et de la conformité technique, de vérifier les capacités logistiques et d’obtenir éventuellement des références.
Passé cette éventuelle étape d’homologation, vous pourrez consulter formellement vos marchés en mettant en place des appels d’offres.
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment mener avec succès un appel d’offres?
4ème phase du processus Achats : la sélection des fournisseurs et la négociation des contrats
C’est à ce stade du processus Achats que vous allez déterminer les conditions contractuelles et les modalités d’achat avec votre fournisseur.
Quels sont les points clés de cette étape ?
Analyse des offres
Vous devez comparer les offres des fournisseurs en utilisant une grille de notation dont vous avez établie les critères d’évaluation au préalable et de façon précise avec vos prescripteurs.
Choix du fournisseur
Le choix du fournisseur doit se faire collectivement avec toutes les départements concernés dans votre organisation en fonction : des notes obtenus dans la grille d’évaluation, du coût complet de l’offre, de la stratégie fournisseurs définie.
Il est important de diversifier autant que possible ses sources d’approvisionnement pour se prémunir des risques de dépendance à un fournisseur.
Négociation du contrat
La rédaction du contrat est une étape essentielle de la négociation.
Vous devez vous assurer que toutes les conditions sont rédigées de façon claires pour éviter toutes remises en causes, erreurs d’interprétation et litiges ultérieurs.
N’hésitez pas à mettre des exemples dans les clauses les plus complexes.
Faites appel à votre équipe juridique en cas de doute ou pour relire ou vous aider la rédaction des clauses les plus structurantes et/ou engageantes.
Quels sont les pièges à éviter lors de la négociation ?
- Se concentrer uniquement sur le prix et négliger les autres critères importants (engagement de volumes exigé, qualité, capacité de livraison dans les délais et volumes souhaités, engagements RSE, …).
- Etre trop rigide dans vos exigences : gardez à l’esprit que le fournisseur doit également tirer un bénéfice de la transaction.
- Ne pas être dans un esprit de collaboration : soyez ouvert à la discussion et prêt à écouter les propositions de votre fournisseur.
La négociation doit déboucher sur un accord mutuellement bénéfique.
5ème phase du processus Achats : la gestion des fournisseurs et le suivi du déploiement des contrats
Pour garantir le maintien dans le temps de la qualité et la conformité avec les contrats des produits et services achetés ainsi que le bon déroulement des projets qui en découlent, vous devez mettre en place une gestion rigoureuse des fournisseurs et un suivi efficace du déploiement des contrats.
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment piloter efficacement les fournisseurs ?
Enjeux d’une bonne gestion des fournisseurs et contrats
La gestion des fournisseurs permet de s’assurer que les produits ou services commandés correspondent bien aux attentes de l’entreprise.
Elle permet également de gérer les risques liés à la qualité, à la sécurité ou à l’environnement.
En effet, il est important de sélectionner des fournisseurs fiables, éthiques, qui respectent les normes en vigueur et les exigences de l’entreprise.
Le suivi du déploiement des contrats permet de s’assurer du bon déroulement des projets associés de votre entreprise, de vérifier que les fournisseurs respectent bien les termes du contrat et les prix convenus et de détecter rapidement les écarts pour mettre en place des actions correctives.
Communication avec les fournisseurs
Une bonne communication avec vos fournisseurs est essentielle.
Il est important d’entretenir une relation de confiance avec les fournisseurs, en communiquant régulièrement avec eux, en partageant les informations pertinentes sur les besoins de l’entreprise et en écoutant leurs suggestions.
Il est également important d’anticiper les éventuels problèmes et de travailler en collaboration avec les fournisseurs pour trouver des solutions.
La communication doit être transparente et constructive, afin de maintenir des relations de qualité et de garantir le succès des contrats.
Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre ?
Pour gérer efficacement les fournisseurs et garantir le bon déroulement des contrats :
- Établissez des critères de sélection clairs et objectifs.
- Développez la collaboration et entretenez une communication régulière.
- Mettez en place des outils de suivi de la performance des fournisseurs.
- Organisez des audits réguliers.
- Définissez des procédures claires pour la gestion des litiges et des réclamations.
Pour aller plus loin…
Vous souhaitez rédiger et mettre en place une procédure générale d’achats pour définir la marche à suivre et les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes et pour garantir la bonne application des règles d’achats ?
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment rédiger et mettre en place une procédure générale d’Achats ?
MyBuyerWork peut considérablement accélérer et optimiser la mise en œuvre du processus achats de votre entreprise.
Avec MyBuyerWork, toutes les informations sont centralisées et votre équipe Achats :
– pilote efficacement ses projets Achats et ses appels d’offres,
– collabore en équipe,
– gère simplement ses fournisseurs et ses contrats,
– communique très simplement sur sa feuille de route et sur ses résultats.
