Aujourd’hui, la digitalisation des achats est un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises, grandes ou petites.
Le processus Achats est souvent lent, manque parfois de transparence et n’est pas toujours bien appliqué.
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent de mettre en place un logiciel de pilotage des achats pour améliorer leur efficacité et leur performance.
Mais avec une offre de plus en plus large et diversifiée sur le marché, il peut être difficile pour les acheteurs de trouver le logiciel Achats qui répondra le mieux à leurs besoins spécifiques.
Dans cet article, vous trouverez les questions à vous poser et les critères à prendre en compte pour bien choisir un logiciel Achats « Source to Contract ».
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Quels sont les bénéfices de la digitalisation des Achats ?
1/ Quelles sont les fonctionnalités proposées par un logiciel Achat ?
Les équipes Achats n’ont pas toujours les mêmes besoins et les mêmes priorités.
Pour commencer, il est donc important que vous définissiez les fonctionnalités qui apporteront le plus de valeur à votre équipe.
Pour vous y aider, voici les principales fonctionnalités que vous pouvez attendre d’un logiciel de pilotage de l’activité Achats :
- La planification et le suivi des dossiers achats : pour visualiser en un coup d’œil l’ensemble des projets de votre « pipeline achats » et leur avancement, gérer les priorités et les plannings et suivre les actions.
- Le pilotage collaboratif des projets achats : partage des plannings, des tâches, des documents et des notes avec toutes les parties prenantes, constitution et suivi des projets, des appels d’offres et des contrats en équipe.
- Le pilotage des appels d’offres : vous aide à sélectionner plus rapidement les meilleurs fournisseurs et à garder une trace des actions menées et des offres reçues.
- Le pilotage de la performance Achats : pour suivre et communiquer sur les économies générées.
- La gestion de fournisseurs : pour suivre l’historique de vos relations avec les fournisseurs et leur performance.
- La contrathèque : centralise tous les contrats en cours et les documents associés pour un accès facile et rapide avec notamment les rappels automatiques des échéances.
- Les tableaux de bord : fournissent une vue d’ensemble des indicateurs clés de performance et permettent une communication simplifiée et une prise de décision rapide et éclairée.
2/ En quoi l’expérience utilisateur est-elle primordiale ?
L’expérience utilisateur est cruciale dans le choix d’un logiciel Achats car elle vous assure une bonne adhésion de votre équipe à l’utilisation de votre logiciel Achats.
Quels sont les principaux critères d’évaluation de l’expérience utilisateur ?
La facilité d’utilisation
Votre logiciel Achats doit être facile à utiliser pour tous les membres de l’équipe Achats (même ceux qui ne sont pas des experts en informatique !) mais aussi pour les autres parties prenantes qui seront amener à contribuer ponctuellement à vos dossiers Achats au sein de votre logiciel.
L’idéal est que ce logiciel Achats ne nécessite pas ou très peu de formation.
Pour cela, une interface intuitive et une navigation fluide sont essentielles.
La personnalisation
Un logiciel Achat qui permet un certain niveau de personnalisation permet une expérience utilisateur plus agréable car adaptée au processus et au « langage » de votre entreprise.
L’accessibilité
Votre logiciel Achats doit pouvoir être utilisé sur tous les supports (PC, Tablette, Mobile) sans avoir à télécharger d’application spécifique peut améliorer l’expérience utilisateur en offrant une plus grande flexibilité.
Quels sont les bénéfices d’une bonne expérience utilisateur ?
- Réduction de la courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, permettant une mise en œuvre plus rapide du logiciel et une meilleure adhésion.
- Utilisation plus efficace entraînant une amélioration de la productivité globale.
- Réduction du nombre de saisies et des erreurs de saisie de données.
Quelles sont les conséquences d’une mauvaise expérience utilisateur ?
- Productivité réduite en raison des difficultés rencontrées par les utilisateurs lors de l’utilisation du logiciel.
- Réticence à l’utilisation du logiciel Achats, ce qui peut ralentir la mise en œuvre et l’adoption du logiciel.
- Frustration et insatisfaction des utilisateurs, affectant négativement l’ensemble de l’équipe d’achats.
La meilleure façon de s’assurer d’une bonne expérience utilisateur est de pouvoir tester le logiciel Achats en conditions réelles lors d’une période d’essai gratuite par exemple.
3/ Quel budget prévoir pour mettre en place un logiciel Achats ?
La définition du budget et du temps que vous êtes prêt à consacrer à la mise en place de votre logiciel Achats sont déterminants.
Si vous disposez d’un budget conséquent et êtes en capacité de mobiliser d’importantes ressources financières et humaines, vous pourrez vous orienter vers une solution qui proposent davantage de fonctionnalités mais est plus complexe à mettre en oeuvre et à utiliser.
Vous devez également vous poser la question du retour sur investissement et de la nécessité de faire intervenir votre département informatiques pour vous accompagner.
Si vous disposez d’un budget réduit et de relativement peu de ressources et de temps, vous devrez soit faire l’impasse sur certains modules fonctionnels, soit vous orienter vers des solutions Achats plus souples.
Nous mènerons cette réflexion plus bas dans le chapitre : « Best of breed » ou suite Achats complète ?
Quels sont les critères à prendre en compte pour définir un budget réaliste ?
- Le nombre d’utilisateurs : le coût d’un logiciel Achats dépend généralement du nombre d’utilisateurs qui y ont accès. Il est donc important d’estimer le nombre de personnes qui utiliseront le logiciel et d’étudier en détail le modèle de prix du logiciel pour ne pas avoir de surprise plus tard si ce nombre d’utilisateurs augmente.
- Les fonctionnalités nécessaires : comme vu précédemment, il est important de définir les fonctionnalités Achats dont votre équipe a besoin.
- Le coût des ressources humaines à mobiliser autour du projet.
- Les coûts de formation : en fonction du degré de complexité du logiciel Achats, il faut parfois prévoir des coûts supplémentaires pour former les employés à l’utilisation du logiciel.
- Les coûts de maintenance : il est important de prévoir les coûts de maintenance, de mise à jour et de support technique du logiciel Achats.
4/ Combien coûte la mise en place d’un logiciel Achats ?
Les prix des logiciels Achats varient en fonction du modèle tarifaire proposé ou choisi.
Les logiciels Achats SaaS (Software As a Service)
Accessibles en ligne via votre navigateur internet et moyennant un abonnement mensuel ou annuel, les prix varient généralement en fonction du nombre d’utilisateurs et/ou des modules fonctionnels choisis.
Leurs prix sont généralement relativement faibles (comptez entre 70 et 200 € par utilisateur et par mois) car les ressources sont mutualisées entre tous les clients du logiciel.
Ces prix incluent tous les frais d’hébergement, de maintenance et de corrections d’anomalies.
Avantage non négligeable, les logiciels SaaS permettent de bénéficier des évolutions régulières sans avoir besoin de faire de mises à jour et généralement sans surcoût.
Les logiciels installés « sur site »
De moins en moins fréquent, ils sont installés sur les serveurs de l’entreprise.
Les coûts peuvent être élevés (de quelques dizaines de milliers d’euros à plusieurs centaines) en raison du prix du logiciel, des frais d’installation, de maintenance et de mise à jour.
Les prix varient généralement en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre d’utilisateurs et de la complexité du logiciel.
5/ Logiciels « Best of breed » ou suite Achats complète ?
Les logiciels « best of breed »
Ces logiciels Achats ne proposent qu’un seul module (par exemple la gestion des appels d’offres ou la contrathèque) avec des fonctionnalités avancées et une bonne expérience utilisateurs.
Vous avez ainsi la possibilité de constituer votre système d’informations Achats en connectant plusieurs de ces logiciels entre eux.
A première vue, la promesse semble intéressante.
Mais en réalité cette approche présente d’importantes contraintes :
- Des frais importants et des compétences à mobiliser pour réaliser ces connexions.
- Une compatibilité entre ces logiciels à contrôler régulièrement : le transfert des informations d’un logiciel à un autre n’est pas toujours fluide et les évolutions d’un logiciel peuvent impacter les connexions mises en place avec d’autres logiciels.
- Une gouvernance non maîtrisée : vous ne maîtrisez pas les décisions d’un éditeur qui déciderait par exemple de ne plus rendre compatible sa solution avec l’une des autres solutions que vous avez choisie (par exemple dans le cas d’un rachat de l’éditeur).
Les suites Achats complètes
Ces solutions, proposées par les grands éditeurs du marché, proposent généralement l’ensemble des modules présentés précédemment, avec des fonctionnalités très poussées.
Leur prix sont souvent très élevés et leur mise en place chronophage (plusieurs mois de projets sont à prévoir).
Elle nécessite de mettre en place un projet de déploiement spécifique et s’adresse donc plutôt aux grands groupes.
Les fonctionnalités très poussées entrainent généralement une complexité d’utilisation qui nécessite de mettre en place un programme de formation conséquent et provoque une expérience utilisateur pas toujours très agréable.
L’alternative MyBuyerWork
Vous l’avez compris, les deux approches précédentes présentent des avantages et des inconvénients.
D’un côté les logiciels « Best of breed » proposent une bonne expérience utilisateur avec les fonctionnalités essentielles mais se limite à un seul module fonctionnel et la compatibilité entre ces logiciels peut présenter un risque à moyen terme.
De l’autre les suites Achats sont complètes avec de multiples fonctionnalités mais sont coûteuses, complexes et difficiles à mettre en œuvre, et l’expérience utilisateur est généralement bien moins bonne.
MyBuyerWork est une excellente alternative car ce logiciel Achats réunit le meilleur des deux mondes.
Avec MyBuyerWork, vous bénéficiez d’une suite Achats complète avec l’ensemble des modules fonctionnels parfaitement connectés entre eux, tout en bénéficiant d’une expérience utilisateurs agréable et fluide et une grande simplicité de mise en place et d’utilisation.
Conclusion
Vous l’avez compris, mettre en place un logiciel Achats adapté à son budget et avec une expérience utilisateur optimale présente de nombreux avantages.
Une gestion plus efficace des achats
En disposant d’un logiciel adapté, votre équipe Achats gagnera en productivité, se positionnera sur des actions à plus forte valeur ajoutée et optimisera plus facilement la performance de votre entreprise.
Un retour sur investissement plus rapide
En choisissant un logiciel adapté à votre budget, vous constaterez rapidement les bénéfices et obtiendrez un retour sur investissement plus rapide.
Une meilleure adhésion des acheteurs et des contributeurs
En choisissant un logiciel facile à utiliser et adapté aux besoins de l’entreprise, votre équipe Achats sera plus enclin à l’utiliser, ce qui améliorera l’efficacité globale de votre entreprise.
MyBuyerWork a été conçu par des acheteurs qui connaissent le métier et ses contraintes.
Il permet aux équipes Achats de bénéficier des modules et fonctionnalités qui répondent à leurs réelles besoins au quotidien.
Très facile à mettre en place, son utilisation est ultra intuitive rendant l’expérience utilisateur optimale.
Alors n’attendez pas et contactez-nous pour une démo personnalisée !
