Entre le pilotage des projets d’achats et des appels d’offres, le suivi des contrats et de la performance des fournisseurs et la collaboration interne et externe, il est difficile pour les équipes Achats de garder une vue d’ensemble sur toutes les tâches et de maintenir une performance et une efficacité optimale.
Piloter efficacement l’activité Achats nécessite de relever les nombreux défis auxquels les organisations Achats sont confrontées.
Dans cet article vous allez découvrir :
– les défis courants que rencontrent les équipes Achats,
– les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour augmenter l’efficacité et améliorer la performance de votre équipe achats.
Cet article pourrait également vous intéresser :
5 étapes pour mettre en place une organisation Achats performante
Les défis à relever par les équipes achats
En tant qu’acheteur ou responsable Achats, vous savez que le pilotage des achats est une activité complexe qui nécessite rigueur et organisation.
La fonction Achats fait en effet face à des défis spécifiques à sa fonction qui peuvent affecter la performance globale de l’entreprise.
1er défi : un accroissement constant des responsabilités
Optimiser les coûts, mener et coordonner les appels d’offres, sécuriser les approvisionnements, contenir l’inflation, optimiser le panel fournisseurs, ne rater aucune échéance contractuelle, promouvoir l’innovation, mettre en place des engagements plus responsables et plus durables, décarboner, appliquer les nouvelles réglementations, on en demande toujours plus aux acheteurs !
2ème défi : une multitude de projets Achats à piloter
Les acheteurs sont devenus de véritables chefs de projets Achats, qui doivent traiter de très nombreux dossiers et appels d’offres complexes en parallèle impliquant généralement un grand nombre de fournisseurs et prescripteurs.
Ils doivent donc être capables de planifier et de prioriser leurs actions pour mener à bien leurs dossiers dans les temps impartis.
3ème défi : de nombreuses parties prenantes internes
Les projets d’achats et les appels d’offres impliquent souvent plusieurs départements de l’entreprise, dont les besoins sont tous prioritaires !
Les acheteurs doivent donc être capables de collaborer efficacement avec tous ces départements pour challenger leurs besoins, clarifier les priorités et satisfaire leurs demandes.
4ème défi : un large panel fournisseurs à gérer
Les acheteurs ont souvent un nombre important de fournisseurs à gérer.
Dans ce contexte, le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs existants et l’identification de nouveaux fournisseurs potentiels pour répondre aux nouveaux besoins est très difficile.
5ème défi : un manque de ressources
La fonction Achats est souvent considérée comme une simple « fonction support » et ne bénéficient à ce titre pas toujours des ressources qui lui seraient pourtant nécessaires pour mettre pleinement en œuvre son savoir-faire.
En conséquence, les équipes Achats sont souvent confrontées à une surcharge de travail, entrainant difficulté à piloter et à prioriser efficacement leur activité et à maintenir un bon niveau de performance Achats.
Quelles sont les pratiques à mettre en œuvre pour augmenter l’efficacité de la fonction Achats ?
Pour surmonter les défis auxquels ils font face, les équipes Achats doivent mettre en œuvre les bonnes pratiques qui leur permettront de mieux organiser leur activité et de mieux prioriser leurs actions en utilisant efficacement leur temps et leurs ressources.
Gestion des projets Achats : la planification est la clé
Pour réussir à piloter l’ensemble des projets d’achats en parallèle, il est essentiel de mettre en place une planification rigoureuse.
Cela passe par une définition claire des objectifs de chaque projet, l’établissement de plannings précis et la répartition transparente des tâches entre les membres de l’équipe.
Suivi des dossiers d’achats : la transparence et la collaboration sont essentiels.
Pour éviter les dérives, il est essentiel de suivre et de partager en temps réel avec toutes les parties prenantes l’avancement des dossiers d’achats et des actions de chaque membre de l’équipe projet.
Cela permet d’identifier au plus tôt les points de blocages et les écarts et de décider collectivement des actions correctives à mettre en œuvre.
Les différents acteurs impliqués doivent partager des objectifs communs et être en mesure de partager simplement les informations, les documents et les tâches, à l’aide d’une gouvernance et d’outils adaptés.
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment fédérer les prescripteurs autour des projets Achats ?
Pilotage d’appels d’offres : le process doit être structuré
Pour piloter avec succès un appel d’offres, il est important de suivre une approche structurée :
- une définition précise des enjeux et des attentes,
- des documents d’appel d’offres complets et précis,
- une grille de prix et un contrat adaptés,
- un planning détaillé,
- une équipe projet mobilisée,
- des règles de fonctionnement et des délais clairs communiqués aux sociétés consultées,
- une définition précise des critères de notations et de sélection des fournisseurs, établie dès le lancement du projet.
Cet article pourrait également vous intéresser :
5 pratiques incontournables pour réussir un appel d’offres
Suivi des fournisseurs : bâtir une relation de confiance
Le suivi des fournisseurs est essentiel pour maintenir une relation de confiance et garantir une qualité constante des produits et services achetés.
Pour cela, il est important de catégoriser ses fournisseurs et d’identifier les fournisseurs stratégiques auxquels consacrer suffisamment de temps, et d’établir des critères de performance clairs pour éviter les mauvaises surprises.
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment piloter efficacement les fournisseurs ?
Contrathèque : centraliser les contrats
La mise en place d’une contrathèque permet de centraliser l’ensemble des contrats d’une entreprise.
Elle facilite la recherche et la consultation des contrats, ainsi que la mise à jour des informations importantes telles que les échéances et les conditions de renouvellement.
Cette base de données doit être régulièrement mise à jour pour rester pertinente.
Logiciel Achats : gagner en simplicité et en efficacité
Pour mettre en place efficacement ces bonnes pratiques et faciliter le travail des acheteurs, l’utilisation d’un logiciel de pilotage achats peut vite s’avérer indispensable.
Un logiciel Achats apporte gain de temps, efficacité, collaboration et simplicité de partage des informations.
Comment choisir un logiciel achats adapté ?
Si vous envisagez de mettre en place un logiciel de pilotage Achats, voici les principaux critères à prendre en compte :
Fonctionnalités
Assurez-vous que le logiciel Achats offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos achats, telles que le pilotage des projets Achats, l’envoi des appels d’offres, le suivi des fournisseurs et la contrathèque.
Collaboration
Le logiciel doit permettre à toutes les parties prenantes d’être informées en temps réel et d’interagir efficacement sur les projets d’achats.
Facilité d’utilisation
Le logiciel doit être facile à utiliser et à prendre en main pour l’ensemble des utilisateurs de votre entreprise.
Simplicité de mise en place
Il est important que le logiciel puisse être rapidement opérationnel pour éviter des coûts de déploiement inutiles et la mobilisation de ressources humaines importantes.
Sécurité
Assurez vous que le logiciel garantit la sécurité de vos données. S’il s’agit d’un logiciel SaaS (dans le cloud), vos données doivent être hébergées en Europe (idéalement en France) pour respecter le RGPD. Le logiciel doit respecter les normes de l’OWASP qui définissent les règles de sécurité optimum des applications.
Cet article pourrait également vous intéresser :
Comment choisir le logiciel Achats idéal pour mon équipe ? [2023]
Conclusion
Vous avez désormais toutes les clés en main pour augmenter la performance de votre organisation Achats.
L’utilisation d’un logiciel Achats comme MyBuyerWork, peut grandement vous aider à relever les défis auxquels vous êtes confrontés.
MyBuyerWork est un logiciel tout-en-un, intuitif et convivial qui offre une large gamme de fonctionnalités aux équipes Achats pour gérer efficacement toute leur activité, du pilotage des projets Achats à la contrathèque, en passant par le suivi complet des appels d’offres.
Avec MyBuyerWork vous bénéficiez d’une sécurité optimale, vos données sont en lieu sûr !
Alors, n’attendez plus pour réserver votre démo personnalisée ou pour créer gratuitement votre plateforme de tests dès maintenant !
