Lorsqu’on gère des dizaines de projets et dossiers d’achats en parallèle, des dizaines de fournisseurs et de nombreuses parties prenantes en interne, le pilotage de l’activité Achats peut rapidement devenir un vrai casse-tête.
Les questions fusent dans la tête des acheteurs :
- Quels sont mes projets Achats prioritaires ?
- Comment organiser efficacement mon temps ?
- Comment être sûr que j’utilise les bons documents ?
- Comment m’assurer que tout le monde a bien reçu les dernières informations ?
Pour garantir le succès de vos projets achats, vous devez disposer :
- d’un processus Achats efficace,
- d’une solution logicielle Achats qui vous facilitent la tâche et vous aide à organiser votre activité.
Grâce à cet article, vous allez :
- explorer les étapes clés et les bonnes pratiques du pilotage des achats,
- comprendre comment la digitalisation facilite le pilotage de l’activité Achats,
- identifier les fonctionnalités clés d’un logiciel de pilotage des achats,
- savoir comment choisir le logiciel Achats qui vous correspond.
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I. Quelles sont les étapes clés pour un pilotage efficace des achats ?
Identification des besoins
La première étape avant de pouvoir planifier vos projets d’achats, est de recenser les besoins auprès de vos prescripteurs.
Une fois ces besoins identifiés, commencez par :
- challenger leur nécessité et celle des niveaux de services ou de qualité demandé,
- déterminer leurs enjeux financiers et stratégiques,
- vous assurer qu’ils sont alignés avec la stratégie et les objectifs de votre entreprise.
Ce recensement des besoins doit être réalisé régulièrement afin de compléter ou mettre à jour votre « pipeline projets Achats ».
Vous pouvez également être à l’initiative de projets d’achats, grâce à l’analyse des dépenses, des contrats et des fournisseurs sous votre responsabilité.
Par exemple si vous avez identifié des optimisations possibles liées à une évolution du marché, un nouvel entrant, des contrats à renouveler, des fournisseurs redondants, etc…
Planification des projets
Une fois votre « pipeline Achats » constituée, définissez et priorisez les projets Achats à mettre en œuvre en fonction de leurs enjeux et de vos objectifs Achats.
Pour chaque projet :
- constituez l’équipe projet,
- identifiez et validez avec l’équipe les fournisseurs à solliciter,
- vérifiez les budgets nécessaires,
- établissez le planning et les objectifs,
- rédigez et/ou suivez la rédaction du cahier des charges.
Les objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels) pour permettre une planification efficace, une mise en œuvre réussie et une évaluation précise des résultats.
Le cahier des charges doit être fonctionnel : il doit décrire les fonctions attendues et non les moyens pour y répondre.
Mise en œuvre et pilotage collaboratif
Vos projets Achats ainsi caractérisés, vous pouvez maintenant les mettre en œuvre et les piloter :
- envoi des appels d’offres,
- répartition et suivi des actions de l’équipe,
- suivi des plannings,
- réception, analyse et négociation des offres,
- choix des fournisseurs et négociations des contrats.
Pour mener efficacement vos différents projets en parallèle et éviter les retards et les mauvaises priorisations, vous devrez :
- avoir une vue d’ensemble sur les plannings et les différentes actions,
- travailler de façon collaborative avec les équipes afin de vous assurer que tout le monde avance « dans le même sens » et avec les mêmes objectifs.
- faire régulièrement le point avec les équipes sur l’avancement des projets, pour confirmer les priorités, les plannings et les objectifs ou les adapter si nécessaire.
La collaboration avec les parties prenantes est essentielle au succès de vos projets et à la bonne tenue de vos plannings.
Des objectifs non partagés ou une mauvaise communication au sein de l’équipe ou vers les fournisseurs consultés, peuvent entraîner :
- des erreurs,
- des retards,
- des coûts supplémentaires,
- des conditions négociées insatisfaisantes voire qui ne répondent pas aux besoins et aux objectifs.
Le suivi et l’analyse des résultats
Une fois qu’un projet est finalisé, évaluez la performance de votre action et communiquez sur les résultats.
Présentez les économies réalisées mais également tous les autres apports qualitatifs que vous avez pu négocier, comme par exemple de meilleures conditions logistiques, des garanties supplémentaires, des engagements plus responsables et plus durables, etc…
Cela vous permet de crédibiliser l’action des achats, de déterminer si les objectifs ont été atteints.
Prenez le temps de revenir avec votre équipe projet sur les éventuels problèmes rencontrés afin de prendre des mesures correctives si nécessaire et éviter qu’ils ne se reproduisent.
II. Quels sont les bénéfices de la digitalisation des Achats ?
L’utilisation d’un logiciel de pilotage Achats vous simplifie le travail au quotidien.
En centralisant au même endroit les informations et en les mettant à jour en temps réel, le logiciel Achats vous permet d’accéder facilement à des données à jour et de bénéficier d’une vue d’ensemble sur vos projets, plannings, appels d’offres, fournisseurs et contrats.
Votre logiciel Achats est votre copilote et vous apporte des bénéfices immédiats :
Augmentation de la productivité
Le pilotage des Achats avec un logiciel Achats permet de multiplier par 2 la productivité de votre équipe Achats et d’augmenter ainsi fortement le périmètre achats qu’elle adresse.
Votre équipe peut traiter plus de besoins en moins de temps.
Concentration sur le cœur de métier
La digitalisation du processus « source to contract » permet aux acheteurs de se concentrer sur leur cœur de métier.
Vous consacrez plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée telles que la négociation avec les fournisseurs, l’analyse des offres ou l’analyse et l’optimisation de votre portefeuille Achats.
Autonomie contrôlée
Votre équipe Achats effectue les tâches en toute autonomie tout en respectant les règles et les procédures mises en place par l’entreprise.
Fluidification des échanges
Les échanges d’informations entre les différents acteurs du processus d’achat sont plus rapides et plus efficaces.
Réduction des délais de traitement
Le temps nécessaire pour traiter un besoin est réduit, ce qui vous permet de réduire les coûts associés et d’augmenter votre capacité de traitement.
III. Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de pilotage des achats ?
Un logiciel de pilotage des achats comme MyBuyerWork est une solution digitale qui va vous accompagner tout au long de votre processus Achats.
Voici les fonctionnalités clés d’un logiciel de pilotage Achats :
Planification et pilotage des projets d’achats
Grâce à un logiciel Achats vous pouvez planifier, prioriser, gérer et suivre l’ensemble de vos projets d’achats.
- Vous priorisez vos projets Achats en fonction de leur importance stratégique et de leur impact sur votre entreprise,
- Vous planifiez et suivez d’un coup d’œil l’état d’avancement de vos projets Achats, définissez les jalons, les actions et leurs échéances, et vous vous assurez ainsi que les projets sont exécutés dans les délais impartis,
- Vous vous concentrez sur les projets à plus forte valeur ou impact et maximisez ainsi votre performance achats.
Collaboration en équipe
Le logiciel achats vous permet de travailler avec les autres parties prenantes de manière transparente et collaborative, en partageant notamment la feuille de route, les plannings, les tâches, les documents, les notes, …
Pilotage des appels d’offres
Le processus complet d’appel d’offres est facilité et structuré par le logiciel Achats : de l’envoi des consultations aux fournisseurs jusqu’à la sélection des lauréats, en passant par la gestion de la confidentialité, la réception des offres, l’analyse des grilles de prix et des réponses aux questionnaires.
Suivi des fournisseurs et des contrats
Le logiciel achats vous permet de suivre facilement les fournisseurs, d’accéder rapidement à l’historique de vos relations et de surveiller leur performance.
Tous vos contrats sont accessibles et organisés dans votre contrathèque, qui se mets à jour en temps réel (notamment en fonction des échéances et des conditions de renouvellement) et vous envoie notamment des rappels pour ne rater aucune échéance (préavis résiliation, renouvellement, etc…).
Tableaux de bord Achats
Les tableaux de bord proposé par les logiciels Achats consolident en temps réel toutes les données sur vos projets, vos appels d’offres, vos contrats et vos fournisseurs et vous les présentent de façon claire et structurée.
Vous contrôlez ainsi efficacement l’avancement de vos projets et de vos appels d’offres, surveillez votre performance Achats et communiquez sur votre feuille de route et sur l’atteinte de vos objectifs.
Vous avez une vision claire des actions à mener sur vos projets, vos contrats et vos fournisseurs.
IV. Comment choisir le bon outil de pilotage des achats ?
Avant de commencer à chercher un logiciel de pilotage des achats, il est important d’identifier vos besoins en prenant en compte la taille de votre entreprise et la maturité de votre équipe Achats, vos outils actuels, le nombre de projets d’achats, de fournisseurs et de contrats à gérer, le budget et le temps que vous pouvez y consacrer.
Par exemple, une équipe de quelques acheteurs qui utilise principalement Excel aura plutôt besoin d’une suite logicielle Achats complète et facile à mettre en place comme MyBuyerWork alors qu’une équipe plus grande qui possède déjà certains outils Achats cherchera plutôt une solution qui vient compléter les outils qu’elle possède déjà.
De nombreux critères entre en considération dans le choix du logiciel Achats qui correspond à votre équipe Achats, notamment :
- L’adéquation des fonctionnalités avec votre besoin.
- La simplicité de mise en place.
- L’expérience utilisateur.
- Le budget.
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Conclusion
L’optimisation du pilotage de votre activité achats est essentielle pour gagner du temps et améliorer la performance Achats de votre entreprise.
La digitalisation des achats est un formidable accélérateur pour optimiser votre processus Achats.
Les entreprises qui utilisent un logiciel de pilotage de leur activité Achats gèrent plus efficacement leur processus achats et gagnent en productivité et en visibilité.
Si vous êtes à la recherche d’une solution digitale achats complète, ultra intuitive et facile à mettre en place, contactez-nous pour obtenir une démo de MyBuyerWork ou essayez gratuitement dès aujourd’hui !
