La mise en place d’une organisation achats performante est un élément clé de la réussite d’une entreprise.
Une organisation Achats bien structurée gère mieux les dépenses de son entreprise, augmente son taux de couverture et de maîtrise des dépenses, maximise la qualité et minimise les risques.
Dans cet article, nous verrons comment mettre en place une organisation Achats performante et efficace en 5 étapes clés.
Étape 1 : Comprendre les besoins de l’entreprise
Pour mettre en place une organisation Achats performante et efficace, il est avant tout essentiel de comprendre les besoins de l’entreprise.
Cela vous permet de mieux cerner les enjeux et d’identifier les axes d’amélioration ou d’adaptation de votre organisation Achats et de votre processus achats.
Analyser la stratégie de l’entreprise
Une organisation Achats ne sera jamais performante si elle n’est pas alignée sur la stratégie de l’entreprise.
Vous devez la maîtriser et vous approprier les objectifs et les axes de développement prioritaires de votre entreprise.
Par exemple, si votre entreprise souhaite se développer à l’international, cela aura un impact sur votre organisation achats en termes de sélection de fournisseurs et de gestion des risques.
Identifier les besoins
La maîtrise des besoins de l’entreprise est cruciale pour l’organisation Achats.
Recensez et cartographiez ces besoins et efforcez vous de comprendre les attentes des clients internes, leurs objectifs, leurs enjeux et leurs contraintes.
Vous pourrez ensuite par exemple décider de mettre une organisation Achats par famille d’achats et/ou par projet avec des acheteurs spécialisés ou plus généralistes.
Comprendre la chaîne de valeur
La chaîne de valeur est l’ensemble des activités nécessaires pour produire un produit ou un service, depuis la conception jusqu’à la livraison et la vente.
Vous devez comprendre les différentes étapes de cette chaîne de valeur pour identifier les impacts sur le processus Achats et sur l’organisation des Achats.
Étape 2 : Structurer l’organisation Achats
Comment structurer l’organisation Achats pour répondre à ces besoins ?
Définir les rôles et les responsabilités de l’équipe Achats
Vous devez définir avec précision les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe achats.
Chaque membre de l’équipe doit avoir une compréhension claire de son rôle et de ses responsabilités afin de garantir une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe et éviter que les différents interlocuteurs se « renvoient la balle » sur certaines tâches.
Il est également essentiel d’établir des objectifs clairs et mesurables pour chaque membre de l’équipe afin de suivre leur performance.
Etablissez des fiches de postes claires par fonction : Acheteur projet, Acheteur famille, Assistant Achat, Manager Achats, Responsable data et outils, RSE, …
Organiser la communication et la collaboration avec les autres départements
Une bonne communication et collaboration avec les autres département est primordiale.
Mettez en place des canaux de communication et des rituels (déjeuner, cafés, participation aux réunions d’équipes, présentations conjointes…) entre les membres de l’équipe achats et les autres départements de votre entreprise.
Les réunions de partage des feuilles de route et des objectifs respectifs peuvent permettre une bonne prise de recul et une meilleure collaboration. Recherchez l’effet « one team ».
L’utilisation d’un logiciel collaboratif de pilotage Achats permet une meilleure collaboration grâce à une communication plus efficace et au partage rapide des informations et des tâches.
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Mettre en place une planification des Achats en mode Projets
La mise en place d’une planification des achats et d’un pilotage en mode Projets permet de mieux suivre l’ensemble de l’activité et de communiquer plus facilement sur la feuille de route et sur les résultats des Achats.
Votre équipe achats peut suivre l’ensemble de ses dossiers en les planifiant sur des diagrammes de Gantt pour visualiser les étapes du projet, les délais, les responsables et les jalons.
Cela assure une meilleure coordination entre les différentes parties prenantes, un meilleur suivi et une meilleure priorisation des tâches.
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Étape 3 : Définir le processus général d’achats
L’élaboration d’un processus clair et complet est un élément clé de toute organisation achats performante.
Il permet de standardiser les achats et de garantir que chaque membre de votre équipe et de votre entreprise suit les mêmes procédures.
Les phases du processus d’achat
Les phases du processus d’achat peuvent varier en fonction de l’entreprise mais on retrouve généralement les phases suivantes :
- Connaissance des marchés fournisseurs
- Gestion des besoins
- Recherche fournisseurs et appels d’offres
- Sélection fournisseurs et négociations contractuelles.
- Suivi fournisseurs et déploiement contrats
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Vous devez définir les procédures à suivre dans chaque phase du processus Achats et de quelle façon et à quel moment votre organisation Achats intervient.
Cela garantit que les dépenses de votre entreprise sont effectuées de manière cohérente et en conformité avec la politique et les objectifs de votre entreprise.
Normes de qualité et les exigences réglementaires
Il est important de prendre en compte les normes de qualité et les exigences réglementaires spécifiques au secteur d’activité de votre entreprise qui peuvent avoir un impact sur votre processus Achats.
Par exemple, si votre entreprise travaille dans l’industrie alimentaire, vous devrez vous assurer que les fournisseurs sélectionnés respectent les normes sanitaires requises.
Les membres de votre équipe Achats doivent être formés à ces exigences spécifiques et la procédure générale d’achat doit être conçue de manière à garantir leur respect.
Mettre en place un suivi
Un fois le processus générale d’achats défini, mettez en place un suivi pour mesurer l’efficacité de l’organisation Achat et détecter les éventuelles lacunes à combler ou procédures à améliorer.
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Étape 4 : Sélectionner les outils
Pour accompagner la mise en place de vos processus Achats, vous devrez disposer des outils adaptés.
Identifier les outils nécessaires pour faciliter le pilotage des achats
Il existe aujourd’hui de nombreux outils dédiés à la gestion des achats.
Parmi les plus courants, on peut citer les outils de sourcing (ou de gestion des appels d’offres), les outils de gestion de projet, les outils de gestion de la relation fournisseur, les logiciels de gestion des contrats et les outils de suivi de la performance achats.
Il est important de prendre le temps de bien comprendre les fonctionnalités des logiciels achats pour faire un choix éclairé.
Choisir la solution adaptée aux besoins de votre organisation Achats
Cette étape nécessite la prise en compte du processus achats que vous avez défini et la participation active de toute l’équipe achats.
Le choix d’un logiciel achats doit être basé sur plusieurs critères, tels que les fonctionnalités offertes, la facilité d’utilisation, la flexibilité et le coût.
Il doit avant tout répondre à votre besoin réel et faciliter la mise en œuvre des différents processus Achats que vous avez définis.
L’implication de votre équipe Achats dans le choix de leur logiciel Achats est essentielle pour garantir leur adhésion à son utilisation.
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Étape 5 : Former et accompagner votre équipe
Une fois que votre organisation Achats est en place et que vos processus ont été définis, il est essentiel de former votre équipe Achats à l’utilisation des outils et des processus et de les accompagner dans la mise en place de l’organisation Achats.
Formation et accompagnement dans la mise en place de l’organisation Achats
Pour faciliter la transition, vous pouvez mettre en place un accompagnement des membres de votre équipe.
Ils doivent notamment être formés à l’utilisation des outils et des processus définis.
Cet accompagnement peut être assuré par certains membres de votre équipe Achats ayant une bonne maîtrise de l’organisation, des processus et des outils et dont le rôle est d’animer le reste de l’équipe et de s’assurer de leur bonne compréhension et adhésion aux processus et outils mis en place.
En comprenant pourquoi des évolutions interviennent et en donnant du sens, votre équipe Achats y adhèrera beaucoup plus facilement.
Mise en place d’un système de feedback et d’amélioration continue
La mise en place d’une organisation Achats efficace est un processus continu et évolutif.
Une fois l’organisation Achats en place et les membres de votre équipe formés, mettez en place un système de feedback pour évaluer l’efficacité de cette organisation.
Le feedback peut être recueilli auprès des membres de l’équipe mais aussi des fournisseurs, des clients internes et doit être utilisé pour améliorer continuellement l’organisation Achats.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous avez toutes les cartes en main pour mettre en place une organisation Achats performante !
MyBuyerWork peut vous aider à structurer vos processus achat.
Grâce à ses fonctionnalités avancées de planification et de pilotage des projets Achats et des appels d’offres, de collaboration en équipe et de pilotage des contrats et des fournisseurs, votre équipe gagnera du temps, de l’efficacité et de la visibilité.
Avec MyBuyerWork toutes les informations sont centralisées et accessible très facilement, ce qui facilite la collaboration entre les différents membres de l’équipe Achats et les autres services de l’entreprise.
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