Les appels d’offres sont l’une des phases les plus importantes du processus Achat. Ils permettent aux acheteurs de sélectionner les fournisseurs qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise et de négocier les prix et les termes du contrat.
Un mauvais choix de fournisseur peut avoir des conséquences très importante pour la pérennité d’une entreprise.
Il est donc essentiel de faire les bons choix en suivant un processus d’appel d’offres structuré et en mettant en place certaines bonnes pratiques.
Dans cet article, nous allons donc présenter les étapes et les pratiques incontournables pour réussir un appel d’offres.
I. Définir clairement les besoins et les attentes
La réussite d’un appel d’offres passe par une définition claire et structurée des besoins et des attentes de l’entreprise.
Avant de lancer l’appel d’offres, il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes et de définir avec eux :
– les objectifs de l’appel d’offres,
– les caractéristiques précises des produits ou services attendus,
– les critères de sélection des fournisseurs,
– les exigences de qualité, les délais de livraison, les termes et conditions du contrat, etc…
La collaboration et la communication sont indispensables pour éviter des incompréhensions et des demandes peu claires qui pourront générer des retards ultérieurs ou des réponses inadaptées.
La définition claire des besoins et des attentes permet de réduire les risques de dérive du planning, de mauvaise qualité ou de dépassement de budget.
Elle permet aux fournisseurs de comprendre exactement ce que votre entreprise attends d’eux, ce qui améliore leur capacité à répondre à vos exigences.
II. Choisir les sociétés à consulter
Il est important de limiter autant que possible le nombre de sociétés consultées dans le cadre de vos appels d’offres.
En effet, multiplier le nombre de sociétés qui répondent à l’appel d’offres revient soit à multiplier la durée de l’appel d’offres, soit à réduire le temps que vous pourrez passer sur l’analyse et la négociation des offres.
Il est donc essentiel de faire une présélection en suivant plusieurs étapes :
- Segmentation et cartographie des fournisseurs.
- Définition des critères de présélection avec les prescripteurs.
- Identification des fournisseurs potentiels.
- Prises de contact, évaluations rapides, demandes de présentation et d’échantillons, homologations.
Cela peut passer si nécessaire par la mise en place d’un RFI (Request for Informations). - Choix des sociétés à consulter.
III. Rédiger un cahier des charges complet et détaillé
La rédaction du cahier des charges de l’appel d’offres permet d’exprimer clairement les besoins de l’entreprise et de s’assurer que les fournisseurs comprennent bien ce qui est attendu.
Voici quelques conseils pour rédiger un cahier des charges pertinent :
1/ Définir clairement les objectifs
Le cahier des charges doit décrire de manière claire, précise et cohérente les objectifs à atteindre et les besoins de l’entreprise.
Si nécessaire, n’hésitez pas à intégrer des exemples pour que les fournisseurs puissent parfaitement comprendre les attentes et proposer des solutions adaptées.
Dans la mesure du possible, il est recommandé de faire relire le cahier des charges par plusieurs personnes pour s’assurer de sa clarté et de sa précision.
2/ Proposer un cahier des charges fonctionnel
Il est préférable de rédiger un cahier des charges fonctionnel qui décrit les besoins auxquels doit répondre le produit ou le service final, plutôt qu’un cahier des charges technique qui détaille la manière par laquelle ce produit ou ce service pourra répondre aux besoins des utilisateurs.
Cela laisse en effet davantage de latitude aux fournisseurs pour proposer des solutions, voire des innovations, auxquelles votre équipe n’aurait pas penser.
Il est également important de décrire les performances attendues et les normes à respecter ainsi que les enjeux et les contraintes auxquels votre entreprise est confrontée.
3/ Préciser les modalités de la prestation
Précisez notamment les délais, les livrables attendus, les modalités de paiement, les garanties et les pénalités en cas de non-respect des engagements.
IV. Évaluer les offres et sélectionner le fournisseur
Après avoir reçu les offres des fournisseurs, il est temps de les évaluer et de sélectionner le fournisseur le plus approprié pour le projet.
Voici les pratiques incontournables à suivre pour réussir cette étape :
1/ Définir les critères d’évaluation
Il est important de définir, avant l’envoi de l’appel d’offres et avec toutes les parties prenantes, les critères d’évaluation des offres afin d’avoir une vision claire des éléments qui seront pris en compte pour l’évaluation.
Ces critères peuvent être par exemple l’adéquation du produit ou du service avec le besoin, la qualité du produit ou du service, le prix, les délais de livraison, la capacité du fournisseur à répondre aux besoins spécifiques du projet, les engagements complémentaires, les innovations proposées, etc…
2/ Pondérer les critères d’évaluation
Tous les critères ne sont pas d’égale importance.
Il est donc important de pondérer les critères d’évaluation des offres afin de donner plus de poids aux critères les plus importants pour le projet.
3/ Analyser les offres
Une fois les offres reçues, chaque membre de l’équipe doit compléter la grille de notation sur les critères d’analyse dont il a la responsabilité.
Une synthèse intégrant la note finale pondérée de chaque offre pourra alors être réalisée pour comparer les offres.
4/ Sélectionner le fournisseur
La comparaison des notes attribuées à chaque fournisseur en fonction des critères d’évaluation peut aider à la prise de décision.
Il est néanmoins important de noter que le fournisseur avec la note la plus élevée n’est pas toujours le meilleur choix.
D’autres critères comme part exemple la stratégie fournisseurs (conserver un fournisseur du panel existant ? faire entrer une 2ème source ?) peuvent ne pas ressortir dans la grille d’analyse.
Il est donc important de prendre du recul et d’avoir une discussion collégiale permettant de faire un choix qui satisfait toutes les parties prenantes.
V. Négocier et contractualiser
La contractualisation est la dernière étape du processus d’appel d’offres. Néanmoins, la rédaction du contrat et les discussions contractuelles ne doivent pas attendre l’annonce aux fournisseurs qu’il a été retenu. En effet, vous devez garder des leviers de négociation et une société qui sait qu’elle a été retenue sera beaucoup moins disposée à négocier les conditions contractuelles.
La qualité de la rédaction du contrat est primordiale pour garantir sa bonne exécution et éviter les litiges ultérieurs.
En fonction de vos compétences juridiques, il peut être intéressant de vous faire accompagner par votre service juridique ou de définir avec lui la répartition des clauses à négocier.
Voici les éléments et clauses indispensables à intégrer à vos contrats.
- Les objectifs et les résultats attendus : Le contrat doit préciser clairement les objectifs et les résultats attendus. Cela permet d’éviter les malentendus ou les interprétations différentes quant à ce qui est attendu de chaque partie.
- Les obligations de chaque partie : Le contrat doit préciser les obligations et les responsabilités de chaque partie impliquée dans l’exécution du contrat.
- Les coûts : Le contrat doit inclure tous les coûts associés à l’exécution du contrat, y compris les frais annexes de main-d’œuvre, de livraison, de déplacement, etc…
Les modalités de paiement doivent également être clairement définies.
Il est également important de prévoir l’évolution des prix à la fin du contrat en cas de renouvellement (plafond de hausse maximum par exemple). - Les garanties et les pénalités : Le contrat doit préciser les garanties offertes par le fournisseur, en terme de qualité, de conformité, de maintenance, de délai de livraison, etc… avec les pénalités associées et leurs modes d’application précis.
- Les clauses de résiliation : Le contrat doit inclure des clauses de résiliation pour les deux parties en cas de non-respect des termes et conditions du contrat.
- La propriété intellectuelle : Le contrat doit préciser les droits de propriété intellectuelle associés à tout produit ou service fourni dans le cadre du contrat.
- La confidentialité : Le contrat doit inclure des clauses de confidentialité pour protéger les informations confidentielles échangées entre les parties.
- Les dispositions juridiques : Le contrat doit être conforme aux lois et réglementations en vigueur et préciser la juridiction compétente en cas de litige.
VI. Communiquer de façon transparente avec les fournisseurs
Une communication transparente et régulière avec les fournisseurs est essentielle pour maintenir une relation de confiance et éviter les malentendus.
Elle permet de prévenir et d’anticiper les éventuels retards, coûts supplémentaires ou même litiges.
En gardant une communication ouverte, les acheteurs peuvent mieux comprendre les attentes des fournisseurs et réciproquement.
Cela permet par exemple de garder les fournisseurs informés de l’évolution des besoins ou de problèmes éventuels.
Gestion des litiges
En cas de litige, il est important d’écouter et de comprendre le point de vue du fournisseur pour résoudre efficacement les problèmes.
En comprenant les préoccupations et les défis du fournisseur, il vous sera plus facile de trouver des solutions mutuellement bénéfiques.
Trouvez des solutions créatives
Dans les situations difficiles, il est souvent nécessaire de trouver des solutions créatives pour résoudre les problèmes.
Les acheteurs et les fournisseurs peuvent travailler ensemble pour trouver des solutions alternatives qui répondent aux besoins de chacun.
Conclusion
En résumé, pour mener avec succès un appel d’offres, il est essentiel de mettre en place les 6 étapes et pratiques suivantes :
- Définir clairement les besoins et les attentes
- Choisir les sociétés à consulter
- Rédiger un cahier des charges détaillé
- Evaluer les offres et sélectionner les fournisseurs
- Négocier et contractualiser
- Communiquer de façon transparente avec les fournisseurs
En respectant ces étapes et ces pratiques, vous augmentez vos chances de mener avec succès vos appels d’offres, en gagnant du temps et en améliorant la qualité de votre processus d’achat.
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