Piloter des dizaines de projets en parallèle impliquant de nombreux fournisseurs et prescripteurs peut devenir un vrai casse tête pour les acheteurs.
Surtout si vos prescripteurs ou clients internes commencent le projet d’achats sans vous ou font la négociation à votre place (ça vous est déjà arrivé ?).
Malheureusement dans ce cas le résultat est souvent sans appel : des projets mal engagés et des conditions négociées bancales.
Erreurs, incompréhensions et tensions futures peuvent entacher la mission de l’acheteur et dégrader la performance de son entreprise.
Et si je vous disais que la collaboration entre les acheteurs et les prescripteurs peut mettre fin à ce problème ?
Que grâce à elle les acheteurs et les prescripteurs peuvent être parfaitement alignés ?
Découvrez dans cet article les 5 pratiques incontournables à mettre en œuvre pour fédérer les prescripteurs et clients internes autour des projets d’Achats et en garantir le succès !
Pratique N°1 : Impliquez les prescripteurs tout au long du projet
Pour faciliter cette collaboration, il est important d‘impliquer les prescripteurs et clients internes dès le début du processus d’achat.
En tant qu’acheteur ou manager Achats, cela vous permettra de leur faire comprendre les enjeux du projet et de les faire participer à la prise de décision.
Les prescripteurs peuvent apporter une expertise spécifique sur le produit ou le service à acheter et peuvent également vous aider à identifier les fournisseurs potentiels.
Comment impliquer efficacement les prescripteurs et clients internes dans le pilotage des achats ?
Identifiez les prescripteurs clés
Pour chaque projet d’achat, constituez votre équipe en identifiant les prescripteurs clés : Prescripteurs, chefs de produits, responsables opérationnels, utilisateurs finaux,…
Repérez ceux qui ont une appétence pour les Achats et la négociation. Ils pourront vous aider à construire les bons arguments et en les associant à la négociation, ils se sentiront impliqués et valorisés.
Mais attention à ce qu’ils ne jouent pas le rôle d’acheteur à votre place ! Dans ce cas, clarifiez sans attendre les responsabilités de chacun.
Identifiez aussi les clients internes qui ne comprennent pas votre valeur ajoutée (oui il y en a !). Il sera particulièrement important de passer du temps avec eux et de faire preuve de pédagogie sur votre rôle et vos missions. J’en reparle plus bas.
Posez des questions ouvertes
Lors de la réunion de lancement du projets Achats, présentez le projet et invitez les prescripteurs à vous faire part de leurs commentaires et suggestions.
Tout en gardant le lead sur le projet, écoutez attentivement leurs réponses et prenez en compte leurs idées pour affiner votre stratégie d’achat.
La prise en compte de leurs suggestions les mettra dans un climat de confiance.
Créez un espace de collaboration
Partagez les informations avec les prescripteurs et créez un espace de collaboration pour échanger les idées et les documents tout au long de vos projets d’Achats.
Vous pouvez également utiliser des outils de partage des tâches pour attribuer des responsabilités à chaque membre de l’équipe.
Planifiez des réunions régulières
Programmez à l’avance des réunions régulières avec les prescripteurs pour discuter de l’avancement du projet d’achats et recueillir leurs commentaires et suggestions.
Cela permet de maintenir une communication ouverte, d’ajuster les plannings et de travailler ensemble vers un objectif commun.
Impliquez les prescripteurs dans la définition des critères de sélection des fournisseurs
Les prescripteurs ont une expertise spécifique sur le produit ou le service à acheter.
En les impliquant dans la définition des critères de sélection des fournisseurs, vous les inciterez à avoir une approche factuelle dans leurs analyses des offres reçues et aurez la garantie que le choix répond à l’ensemble des attentes de l’entreprise.
En impliquant les prescripteurs tout au long du processus d’achat, vous améliorerez la qualité des projets d’achats et renforcer la collaboration entre les différents membres de l’équipe.
Pratique N°2 : Établissez une communication claire et transparente
Une communication claire et transparente est essentielle pour une collaboration réussie avec les prescripteurs.
Soyez transparents sur les objectifs, les délais et les contraintes liées au projet d’achat.
Cela permet à toutes les parties prenantes de mieux comprendre les enjeux et les risques du projet Achats et d’être mieux préparer aux différentes situations.
Comment établir une communication claire et transparente avec les prescripteurs ?
Partagez les objectifs du projet
Comme pour tout projet, les objectifs du projet Achats doivent être clairs (et SMART) dès le départ.
Cela permet à toute l’équipe de comprendre les enjeux du projet et de travailler en collaboration pour atteindre ces objectifs communs.
Établissez un planning réaliste
Les délais du projet Achats doivent être clairement partagés dès le début.
Etablissez un planning réaliste en prenant en compte les contraintes et les imprévus qui peuvent survenir pendant le projet.
Partagez les critères de sélection
La liste des sociétés consultés au lancement du projet et les critères de choix des fournisseurs à l’issue de la consultation doivent être coconstruits dès le début du projet entre les acheteurs et les prescripteurs.
Ces différentes parties prenantes accepteront alors beaucoup plus facilement les choix qui seront faits et s’engageront dans une collaboration constructive.
Communiquez sur les résultats
Tout au long du projet et une fois le projet terminé, partagez et échangez sur les résultats avec les prescripteurs (Atteinte des objectifs, Performance Achats réalisées, Conditions obtenues,…).
Cela permet de renforcer la collaboration, de réajuster la trajectoire du projet en cas d’aléas et de tirer des enseignements pour les futurs projets d’Achats.
En établissant une communication claire et transparente avec les prescripteurs, vous renforcez la collaboration et pilotez la performance Achats de manière plus efficace.
Pratique N°3 : Formez les prescripteurs sur le processus d’Achats
La formation est également un élément clé pour réussir à fédérer les prescripteurs autour des projets d’achats.
Pourquoi former les prescripteurs au processus Achat ?
Sensibilisation aux processus
En formant les prescripteurs aux pratiques et au processus d’achats, vous les familiariserez avec les étapes du processus achats. Vos prescripteurs seront plus à même de respecter vos délais et vos exigences s’ils comprennent ces différentes étapes et les rôles des différents intervenants.
Compréhension du rôle de l’acheteur
Les prescripteurs ont souvent une idée erronée du rôle de l’acheteur. Pour certains, l’acheteur est perçu comme un frein à l’innovation ou comme un obstacle à contourner.
La formation peut aider à clarifier le rôle de l’acheteur et à expliquer les enjeux liés à la fonction achats.
Collaboration facilitée
Une formation sur les pratiques et processus d’achats peut également aider les prescripteurs à mieux comprendre les contraintes des acheteurs et à trouver des solutions ensemble pour les contourner. Cela peut contribuer à une collaboration plus fluide et plus efficace entre les différents acteurs.
Meilleure prise de décision
Enfin, former les prescripteurs peut les aider à mieux évaluer les offres reçues lors d’un appel d’offres. En ayant une meilleure compréhension des critères de sélection et des contraintes liées aux achats, les prescripteurs peuvent prendre des décisions plus éclairées et plus adaptées aux besoins de leur entreprise.
Passer du temps à former vos prescripteurs représente un investissement important.
Mais cela vous permettra de les sensibiliser aux enjeux et aux processus des achats, de clarifier les rôles de chacun.
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Pratique N°4 : Valorisez les contributions des prescripteurs
Reconnaître les contributions des prescripteurs est essentiel pour les impliquer davantage et les motiver.
Comment valoriser les contributions des prescripteurs ?
Remerciez les prescripteurs lorsqu’ils contribuent à vos projets d’achats
Un message de remerciement, un appel ou un « pot » pour célébrer la fin d’un projet. Cela peut vous paraître banal mais on est parfois tellement pris par son activité qu’on n’y pense pas toujours !
Prenez le temps de le faire, vous en dégagerez un bénéfice futur.
Mettez en avant les contributions des prescripteurs
Lors de réunions, de présentations ou dans les communications internes faites par les Achats, pensez à mentionner les contributions des prescripteurs et à les mettre en avant.
Cela montre l’importance que vous accordez à leur travail.
Demandez et acceptez les feedbacks
Evaluer la satisfaction de vos prescripteurs vous aidera à progresser tout en montrant la considération que vous avez pour vos prescripteurs.
Par exemple, l’envoi d’un questionnaire de satisfaction à la fin de vos projets achats les plus importants ou à fréquence régulière au cours de l’année vous permettra d’évaluer leur niveau de satisfaction et de recueillir leurs commentaires.
Assurez vous de poser des questions ouvertes et non orientées pour recueillir des commentaires constructifs.
Pratique N°5 : Fédérez, même en dehors des projets d’achats
Mettez en place une gouvernance collaborative
Impliquez vos différents prescripteurs dans la constitution de votre feuille de route Achats, partagez vos objectifs et vos challenges respectifs.
Assurez vous également que votre feuille de route répond bien aux orientations stratégiques de votre entreprise.
Organisez des points d’échanges réguliers pour partager l’avancement de cette feuille de route. Cela vous permettra également de confirmer ou de réorienter vos objectifs si nécessaire.
Favorisez la culture de la coopération et du travail d’équipe
Organisez des événements et des activités transverses qui renforcent l’esprit d’équipe et la solidarité entre les différents acteurs (Acheteurs, Prescripteurs, Finance,…).
Vous créerez ainsi du lien, propice à une meilleure collaboration ultérieure.
Développez des outils et des supports pédagogiques
Vous pouvez par exemple mettre en place un FAQ Achats dans lequel toutes les parties prenantes trouveront les réponses à leurs questions fréquentes relatives au processus Achats.
Créez une newsletter pour tenir informé vos prescripteurs des réalisations de l’équipe Achats et de ses succès et profitez en pour les sensibiliser aux bonnes pratiques Achats.
Investissez du temps dans des sujets transverses à forte valeur ajoutée
Montrez aux autres parties prenantes que la valeur ajoutée de la fonction Achats va bien au delà du simple rôle de « cost killer » en vous impliquant et en promouvant des sujets transverses à forte valeur ajoutée.
Vous pouvez par exemple promouvoir la responsabilité sociale et environnementale de l’entreprise en intégrant des critères éthiques et durables dans vos projets d’achats et en sensibilisant les prescripteurs à ces enjeux.
Encouragez également l’expérimentation et l’innovation dans les projets d’achats, en favorisant la co-construction et l’éco-construction avec les fournisseurs et en mettant en avant des sociétés innovantes ou des start-up qui contribueront à l’amélioration continue des processus, des produits et services.
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