Vous avez le sentiment que vous devez mieux maîtriser la façon dont votre entreprise dépense son argent ?
Que vous devez assurer un contrôle plus efficace de la qualité des produits et services achetés par votre entreprise ?
Que les relations avec vos fournisseurs mériteraient de s’améliorer ?
Votre équipe Achats n’est pas sollicitée comme il le faudrait ou au moment où il le faudrait ?
Alors c’est qu’il est temps de mettre en place une Procédure Générale d’Achats pour votre entreprise.
Bonne nouvelle ! Ce guide est là pour vous aider à rédiger et mettre en place une Procédure Générale d’Achats adaptée à votre organisation.
Découvrez les pratiques indispensables pour définir et structurer une procédure générale d’achats de manière claire et efficace.
Qu’est-ce qu’une procédure générale d’achats ?
La procédure générale d’achats est le document qui définit les différentes phases du processus d’achats de votre entreprise et précise la façon dont ces phases doivent se dérouler, les moyens et les contrôles associés ainsi que les rôles et les responsabilités de chacun.
Le processus Achat comporte généralement les phases suivantes : analyse des marchés fournisseurs, gestion des besoins, recherche des fournisseurs (sourcing et appels d’offres), négociation des contrats, gestion des fournisseurs et du déploiement des contrats.
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La procédure générale d’achats doit être validée par la direction générale de votre entreprise car elle s’applique à l’ensemble des membres de l’entreprise et pas uniquement aux acheteurs.
Pourquoi créer une procédure générale d’achats ?
Le pilotage de l’ensemble de l’activité Achats est une tâche complexe et fastidieuse.
Les Acheteurs sont aujourd’hui de vrais chefs de projets Achats qui :
- pilotent de nombreux dossiers en parallèle,
- travaillent avec beaucoup de fournisseurs,
- collaborent avec un grand nombre de prescripteurs,
- suivent des dizaines de contrats.
Avec cette charge de travail déjà élevée et sans processus Achats clair, les équipes Achats risquent de ne pas maîtriser toutes les dépenses effectuées par votre entreprise car d’autres départements auront le sentiment d’avoir toute légitimité à le faire.
Après tout, c’est généralement « leurs » budgets et ils veulent pouvoir en disposer comme bon leur semble !
Malheureusement, ce type de comportement entrainent souvent une multiplication des erreurs, des oublis et des mauvais choix à court ou moyen terme.
Les dépenses dérivent, les non conformité augmentent et la qualité de vos produits et services se dégradent.
La mise en place d’une Procédure Générale Achats va vous permettre d’encadrer ce processus et de vous assurer que votre équipe Achats sera sollicitée (au bon moment !).
Elle sera une aide aux acheteurs pour « former » les départements les plus « récalcitrants ».
Quels sont les apports d’une procédure générale d’achats ?
Réduction des coûts
La procédure générale d’Achats vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses et d’identifier plus rapidement et facilement les optimisations possibles, les inefficacités et les gaspillages.
Gain de temps
Une procédure générale d’Achats formalisée est plus efficace et peut être exécutée plus rapidement.
Elle permet de fluidifier les échanges et de prioriser les actions en ayant des objectifs et un mode de fonctionnement clairs, en identifiant les contraintes et en y remédiant.
Amélioration de la qualité et réduction des risques de non conformité
Avec un procédure générale d’achats claire et détaillée, vous vous assurez que les achats sont effectués conformément aux exigences de votre entreprise, aux normes de qualité les plus élevées et aux réglementations en vigueur.
Amélioration des relations avec les fournisseurs
La mise en place d’une Procédure Générale Achats vous permet d’améliorer les relations avec vos fournisseurs :
- en menant des appels d’offres structurés,
- en établissant des critères clairs de sélection et de collaboration,
- en négociant des contrats équitables,
- en travaillant de façon constructive avec eux pour améliorer leur performance.
Vous établissez ainsi des relations durables et mutuellement bénéfiques et obtenez ainsi :
- des réductions de coûts,
- des innovations,
- une meilleure qualité,
- une plus grande flexibilité,
- une meilleure disponibilité des produits et services nécessaires à votre entreprise.
Amélioration de la transparence et de la collaboration interne
La procédure générale d’achats doit s’appliquer à l’ensemble de votre entreprise. Elle n’est pas destinée uniquement à l’équipe Achats.
Une procédure Achats claire et formalisée est plus facilement applicable et contrôlable.
Les rôles et responsabilités de chacun sont connus, ce qui facilite la communication et la collaboration entre les parties prenantes, évite les dérives et renforce la confiance.
Comment mettre en place une procédure générale d’achats efficace ?
1/ Définir le rôle de la fonction Achats
Pour mettre en place la procédure générale d’achats de votre entreprise, vous devez avant tout avoir une vision claire du rôle, des responsabilités et des objectifs de la fonction Achats au sein de votre entreprise.
- Interrogez la direction de votre entreprise pour qu’elle vous donne sa vision de ce qu’elle attend de votre organisation Achats et du processus Achats.
- Consultez les parties prenantes de l’entreprise pour mieux comprendre leurs besoins et attentes (vos prescripteurs bien entendu mais aussi la gestion, la comptabilité, la R&D, la vente, …).
- Définissez et adaptez vos objectifs Achats en conséquence pour garantir un alignement avec les autres départements de votre entreprise.
- Établissez vos priorités pour savoir où concentrer vos efforts en premier lieu.
En établissant des objectifs clairs pour votre organisation Achats, vous alignerez plus facilement votre processus Achats avec le fonctionnement et les objectifs de votre entreprise.
2/ Etablir et formaliser la Procédure Générale Achats
Une fois les attentes de votre entreprise et vos objectifs clairs, vous devez formaliser de façon précise dans un document les différentes phases de la procédure générale d’Achats et la façon dont ces phases doivent se dérouler, les étapes, les moyens et les contrôles associés ainsi que les rôles et les responsabilités de chacun.
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Comment procéder pour établir et rédiger la procédure générale d’achat ?
1/ Analyser le fonctionnement actuel de l’entreprise
Pour identifier quelles étapes de la procédure doivent être particulièrement formalisées ou doivent évoluer, vous devez d’abord recenser et comprendre les modes de fonctionnement achats actuels (formels et informels), identifier les acteurs, les étapes critiques et les points de friction.
2/ Identifier les étapes de la procédure à formaliser
Identifiez ensuite les étapes de la procédure :
– qui ont le plus d’impact sur la performance de votre entreprise,
– qui contribuent le plus à répondre à vos objectifs et à ceux de votre entreprise,
– qui manquent d’efficacité et font perdre votre entreprise en productivité.
3/ Rédiger des procédure claires
Une fois ces étapes identifiées, définissez pour chacune d’elles la marche à suivre pour les rendre efficaces et simples à mener.
Précisez systématiquement quelles sont les responsables pour chaque étape. Cela vous garantira que chacun comprend clairement son rôle et ses responsabilités et réduira le risque d’erreurs et de retards.
Précisez systématiquement quelles sont les responsables pour chaque étape. Cela vous garantira que chacun comprend clairement son rôle et ses responsabilités et réduira le risque d’erreurs et de retards.
Formalisez les points de contrôle et les indicateurs à mettre en place et les moyens à y associer.
4/ Définir les rôles et responsabilités de l’équipe Achats
Pour éviter les doublons ou les responsabilités floues et assurer une répartition claire des tâches, il est important de savoir qui fait quoi au sein de l’équipe Achats, comment les Achats interagissent avec les autres départements.
Il est également important de préciser à quel moment les achats doivent être sollicités par les prescripteurs et intervenir, et les dérogations possibles (délégation de responsabilité par exemple).
5/ Communiquer sur la procédure générale d’achats
Impliquez toutes les parties prenantes dans la rédaction des documents que vous allez produire pour formaliser votre procédure générale d’achats.
Toute votre entreprise se sentira ainsi responsable et adhèrera plus facilement à votre processus Achats.
Une fois votre procédure générale d’achats formalisée, communiquez largement dessus, à la fois auprès de votre équipe Achats mais également auprès de toutes les autres parties prenantes qui sont susceptibles d’avoir à utiliser ce processus.
Diffusez les documents que vous avez produit et intervenez dans les réunions d’équipe de vos prescripteurs en leur présentant cette procédure et en leur expliquant les avantages qu’ils en tireront et les bénéfices pour votre entreprise.
En élaborant une procédure générale d’achats claire et en formant les équipes, vous améliorerez la qualité de vos achats et gagnerez du temps, tout en renforçant la confiance et la transparence.
3/ Établir des tableaux de bord Achats
Une fois votre procédure générale d’achats formalisée, il est important d’en mesurer la performance et d’identifier les domaines d’amélioration potentiels.
Mettez en place des tableaux de bord Achats qui vous aideront à suivre la performance de votre équipe Achats, à mesurer les progrès accomplis et à communiquer sur vos résultats.
Quelques exemples d’indicateurs : Taux de couverture Achats, Economies réalisées, Productivité de l’équipe, Conformité des fournisseurs, Ancienneté des contrats.
4/ Mettre en place une amélioration continue
Pour améliorer continuellement la performance Achats de votre entreprise, il est crucial de réaliser des analyses régulières des résultats en vous appuyant sur vos tableaux de bords et indicateurs Achats.
Ces analyses permettent de mesurer l’efficacité de la procédure générale d’achats mise en place, d’identifier les axes d’amélioration et de prendre des décisions en conséquence.
Sollicitez régulièrement l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus Achats afin d’obtenir leur feedbacks et suggestions pour avoir une vision complète de la situation.
Cette démarche d’analyse et d’amélioration continue de la procédure générale d’achats vous permettra de gagner en efficacité et de renforcer le positionnement de votre organisation Achats.
5/ Utiliser un logiciel de pilotage Achats
La mise en place d’un logiciel Achats permet de mettre en œuvre la procédure générale d’achats plus simplement et plus efficacement.
Le logiciel pour les acheteurs est un véritable support au processus Achats et en garantit la bonne application.
Quels sont les principaux avantages d’un logiciel Achats ?
- Planification et pilotage efficace de l’activité Achats
Un logiciel achat offre une vue d’ensemble sur les projets d’achats, les contrats et les fournisseurs.
Il permet une planification rigoureuse des projets Achats, de visualiser sous forme de diagrammes de Gantt l’avancement des projets, et de s’assurer ainsi que toutes les étapes sont bien respectées.
- Collaboration, partage d’informations et communication simplifiés
Le succès des projets d’achats passe par une collaboration efficace et une bonne communication avec l’ensemble des parties prenantes.
Un logiciel Achats facilite cette collaboration en centralisant les informations et en simplifiant la communication entre les membres des équipes projets, réduisant ainsi le risque d’erreurs, de retards ou de malentendus.
- Appels d’offres structurés
La gestion des appels d’offres est une phase importante de la procédure Achats . Mais cette activité peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage si elle n’est pas correctement structurée et automatisée. Avec le risque que le processus Achats ne soit pas respecté ou soit contourné.
Avec un logiciel Achats, la structuration des appels d’offres est grandement simplifiée. L’envoi des appels d’offres, la réception et l’analyse des offres sont entièrement digitalisés, ce qui simplifie et accélère considérablement le processus Achats.
- Contrathèque
En centralisant tous les contrats de l’entreprise dans outil unique et commun, ceux-ci sont toujours disponibles et à jour.
Les éléments clés de chaque contrat (date de fin, préavis et conditions de renouvellement, …) sont visibles en un coup d’œil, ce qui permet de gagner du temps dans les analyses et prises de décisions. Grâce au rappel automatique des échéances, les acheteurs sont alertés suffisamment tôt pour agir en conséquence (renouvellement, négociation, résiliation…).
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