Comment piloter efficacement ses fournisseurs ?

Le pilotage des fournisseurs est l’une des phases essentielles du processus Achats.
Elle garantit des relations saines et durables et un niveau de qualité et de performance optimum.

Mais comment suivre efficacement vos fournisseurs ?

Comment vous assurer qu’ils respectent les engagements que vous avez définis avec eux et qu’ils maintiennent le niveau de performance que vous attendez d’eux ?

Dans cet article, vous trouverez les pratiques et les outils indispensables à mettre en œuvre pour réaliser un pilotage fournisseurs efficace.

Que vous soyez acheteur ou responsable d’une équipe Achats, que vous ayez des centaines ou des dizaines de fournisseurs à suivre, cet article va vous apporter des solutions concrètes et éprouvées.

Qu’est-ce que le pilotage des fournisseurs ?

Le pilotage des fournisseurs est l’évaluation régulière de la performance des fournisseurs et de leur conformité aux accords et aux réglementations en vigueur.

Il consiste à comparer le réalisé avec le prévisionnel et nécessite de disposer d’indicateurs communs qui représentent une base de discussions et permettent si nécessaire de mettre en place des actions correctives lorsque l’écart est trop important.

A quoi sert le pilotage des fournisseurs ?

Le pilotage des fournisseurs sert à :

  • Vérifier que vos fournisseurs respectent bien les engagements contractuels que vous avez définis avec eux ainsi que les normes et réglementations en vigueur.
  • Mesurer la qualité des produits ou services fournis par rapport aux critères que vous avez fixés (taux de conformité, taux de défauts…).
  • Identifier les points forts et les points faibles de vos fournisseurs, ainsi que les axes d’amélioration possibles (réactivité, innovation, flexibilité…).
  • Anticiper et prévenir les risques liés à vos fournisseurs (rupture d’approvisionnement, retard de livraison, non-conformité…).
  • Développer une relation de confiance et de partenariat avec vos fournisseurs, basée sur le dialogue et la transparence.

Pour réaliser un suivi fournisseur efficace, il est indispensable de définir des critères d’évaluation pertinents et adaptés à votre activité.

Quels sont les critères d’évaluation des fournisseurs ?

Les critères d’évaluation peuvent être regroupés en cinq catégories principales :

  • La qualité : respect des caractéristiques techniques du produit ou du service fourni par rapport aux attentes du client.
    Exemples d’indicateurs : taux de conformité, taux de défauts, nombre de réclamations.
  • La performance : capacité à répondre aux besoins en termes de quantité, de délai et de service.
    Exemples d’indicateurs : taux de service, taux d’adéquation, nombre d’incidents.
  • Le coût : prix du produit ou du service fourni par rapport au marché et au budget.
    Exemples d’indicateurs : coût total d’acquisition, coût total de possession, rapport prix/qualité.
  • Le délai : respect des dates convenues pour la livraison du produit ou du service.
    Exemples d’indicateurs : taux de ponctualité, taux d’avance, nombre de jours de retard.
  • La conformité : respect des obligations légales et réglementaires liées au produit ou au service fourni par rapport aux normes en vigueur.
    Exemples d’indicateurs : nombre d’audits réalisés, nombre d’écarts constatés, nombre de pénalités appliquées.

Ces critères peuvent être pondérés en fonction de leur importance relative pour votre entreprise.

D’autres critères comme la politique RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale) peuvent également être suivi pour vous assurer que cette politique est bien en adéquation avec celle de votre entreprise.

Les grands principes du pilotage des fournisseurs

Vous l’avez compris, le pilotage des fournisseurs vise à :

  • évaluer et à améliorer la performance des fournisseurs avec lesquels vous travaillez.
  • vérifier que les fournisseurs respectent bien les engagements contractuels qu’ils ont pris envers votre entreprise.
  • détecter les éventuels dysfonctionnements ou risques qui pourraient affecter votre activité ou celle de vos clients.
  • développer une relation de confiance et de partenariat avec vos fournisseurs pour optimiser la valeur ajoutée qu’ils vous apportent.

Comment mettre en place un pilotage efficace des fournisseurs ?

Pour réaliser un suivi et un pilotage efficace des fournisseurs, il faut respecter quelques grands principes :

  • Définir des objectifs clairs et mesurables :
    Le pilotage des fournisseurs doit être aligné sur vos objectifs stratégiques et opérationnels.

    Vous devez donc définir ce que vous attendez de vos fournisseurs en termes de performance et comment vous allez la mesurer.

    Vous devez aussi fixer des seuils d’acceptabilité et des niveaux d’exigence pour chaque critère d’évaluation.
  • Mettre en place un système d’évaluation adapté :
    Le suivi fournisseur repose sur un système d’évaluation qui permet de collecter, d’analyser et de synthétiser les données relatives à la performance des fournisseurs.

    Ce système doit être adapté à la nature et à la complexité des prestations achetées.

    Il peut s’appuyer sur différents outils tels que des grilles d’évaluation, des questionnaires de satisfaction, des audits ou des indicateurs clés (KPI).
  • Communiquer les résultats et les attentes :
    Le suivi fournisseur doit être transparent et partagé avec les fournisseurs concernés.

    Vous devez donc communiquer régulièrement les résultats obtenus et les attentes que vous avez vis-à-vis des fournisseurs.

    Vous devez aussi leur donner du feedback constructif pour valoriser leurs points forts et leur signaler leurs points faibles.
  • Mettre en œuvre des actions correctives ou préventives :
    Le suivi fournisseur doit être orienté vers l’amélioration continue.

    Vous devez donc mettre en œuvre avec les fournisseurs des actions correctives ou préventives pour résoudre les problèmes identifiés ou anticiper les risques potentiels.

Comment optimiser le pilotage des fournisseurs ?

Maintenant que vous connaissez les grands principes à respecter, voici quelques conseils pour optimiser le pilotage des fournisseurs et en tirer le meilleur parti.

  • Choisissez les bons fournisseurs :
    Le pilotage des fournisseurs commence par une bonne sélection des partenaires avec qui vous allez travailler.

    Vous devez réaliser un sourcing rigoureux pour identifier les fournisseurs potentiels sur le marché et les comparer selon des critères objectifs et cohérents avec vos objectifs stratégiques et opérationnels.

    Après avoir réalisé un appel d’offres, négociez et formalisez votre relation et vos engagements dans un contrat clair et précis pour éviter toute ambiguïté et tous litiges ultérieurs.
  • Utilisez un logiciel de pilotage achats :
    C’est la clé pour gagner du temps, de l’efficacité et de la visibilité sur vos fournisseurs.

    Avec un logiciel achats, vous centralisez dans une seule plateforme toutes les informations relatives à vos fournisseurs (contrats, évaluations, historique des projets et des appels d’offres…) et gérer toutes les actions nécessaires (appels d’offres, contrathèque, évaluations de performance, plan de progrès).

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  • Entretenez la relation fournisseur :
    Le suivi des fournisseurs ne se limite pas à une évaluation ponctuelle ou à un contrôle a posteriori.
    Il s’agit d’une démarche proactive et collaborative qui vise à créer une relation de confiance et de partenariat avec vos fournisseurs.

    Pour cela, vous devez communiquer régulièrement avec eux pour leur faire part de vos attentes, de vos besoins et de vos feedbacks.

    Vous devez aussi les impliquer dans l’amélioration continue de leurs prestations en leur proposant des plans d’action correctifs ou préventifs.

    Et vous devez les fidéliser en reconnaissant leurs efforts et leurs réussites.

Conclusion

Vous avez désormais toutes les clés pour piloter efficacement vos fournisseurs et connaissez les bénéfices que vous pouvez en tirer.

Vous connaissez les grands principes du pilotage des fournisseurs et les critères d’évaluation à prendre en compte et vous maîtrisez les techniques pour développer des partenariats durables et équilibrés.

Bravo ! Vous êtes prêt à passer à l’action et à booster votre performance achats.

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